Nadająca się do tłumaczenia dokumentacja techniczno-ruchowa (DTR), niekiedy nazywana też dokumentacją techniczno-rozruchową, powinna być dostarczona tłumaczowi w formie nadającego się do edycji pliku, zwykle w formacie pdf. Ważne przy tym jest, aby taki pdf był wynikiem zapisu z pliku nadającego się do edycji (np. MSWord), nie zaś zapisanym w formacie pdf skanem z wersji papierowej.

DTR powinna być zgodna z dyrektywą 2006/42/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r., co powoduje, że wszystkie stare dokumentacje muszą ulec modyfikacji.

Dlaczego tak ważne jest, aby plik w był w formacie edytowalnego pdf, a nie zwykłym skanem dokumentu papierowego? Tłumacz musi mieć dostęp do warstwy tekstowej, natomiast w plikach pdf zapisanych po skanie tekst jest częścią grafiki, co jest dodatkowym utrudnieniem. W edytorze tekstu tej warstwy nie otworzymy, musimy więc stosować dodatkowe narzędzia po to, aby rozpoznać tekst i zapisać go do edycji, czyli do obróbki i tłumaczenia.

Wtedy pojawia się konieczność zastosowania aplikacji OCR. Dochodzenie do etapu tłumaczenia, czyli tam, gdzie tłumacz czuje się najlepiej, staje się utrudnione, a to odbija się w wycenie usługi.